Dokumenty – rzecz święta
Prawo nie pozostawia wątpliwości – każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać firmowe dokumenty i to przez okres (licząc od końca roku kalendarzowego) 5 lat! W czasie trwania tego okresu może zgłosić się do nas na przykład Urząd Skarbowy i poprosić o ewidencje, rejestry VAT, deklaracje VAT, PIT, dokumenty księgowe, jak paragony, rachunki, faktury itp. Co więcej, każda firma musi przechowywać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe – przez 10 lat!
Nie ma wątpliwości, że prowadząc własną działalność gospodarczą, musimy przestrzegać tych wymogów, gdyż w razie kontroli właściwego organu możemy narazić się na nieprzyjemności – wysokie kary. Bez cienia wątpliwości musimy więc pamiętać o tym, by wszystkie je zbierać w odpowiednim, czyli bezpiecznym miejscu.
Wiele można stracić
W rzeczywistości istnieje wiele sposobów na to, by przechowywać dokumenty. Nie sztuką jest jednak trzymać je w miejscu dostępnym i narażonym na to, że osoby niepowołane będą mieć do nich dostęp. Najważniejsze to umieścić je w miejscu bezpiecznym, chronionym przed kradzieżą i uszkodzeniem, na przykład na wypadek zalania czy pożaru. Co ważne – przedsiębiorcy nie mogą tego robić wedle własnego „widzimisię”, bo są do tego zobowiązani w zgodzie z unijnym rozporządzeniem RODO, określający kwestie bezpieczeństwa danych osobowych.
Z jednej strony więc może się do nas zgłosić urząd po konkretny dokument, z drugiej – wyciek danych może się wiązać z konsekwencjami prawnymi, co wynika z przepisów RODO. Nie ma więc co ryzykować! Zresztą, to samo powiemy o innych cennych rzeczach, jak gotówka, która również powinna być niedostępna dla złodziei. To niby oczywiste, lecz łatwo o tym zapomnieć, gdy czujność zostaje uśpiona.
Stalowa szafa zamykana na zamek, fot. Panmajster.pl
Szafy metalowe – dlaczego warto?
Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem na przechowywanie dokumentów i innych ważnych przedmiotów, jest zainwestowanie w szafę metalową. Niezależnie, jakiej wielkości jest nasza firma i w jakiej branży działamy, dobrze zabezpieczona szafa to absolutna podstawa, by nic cennego nie zginęło. Szafy metalowe są niezwykle trwałe, bo wykonane ze stali, co zapewnia odporność na uszkodzenia. Metalowe półki z łatwością pomieszczą nawet największe i najcięższe segregatory. Na przykład szafy metalowe w panmajster.pl posiadają zamontowane w kilku punktach ryglowane zamki utrudnią dostęp do zawartości szafy niepowołanym osobom. Wbudowany sejf na kluczyk i szyfr stanowią dodatkowe zabezpieczenie.
Metalowa szafa z sejfem, fot. Panmajster.pl
Inne sposoby?
Chociaż metalowa szafa wydaje się najlepszym sposobem na przechowywanie dokumentów, i pieniędzy, to są też inne sposoby na to, by je bezpiecznie gromadzić. Do tego celu często nadają się metalowe kasetki na kluczki, choć mają one poważną wadę – są łatwe do wyniesienia z biura. Niektórzy też używają mniejszych szaf bez żadnych zabezpieczeń. Jeśli przechowujemy tam mało istotne dokumenty, to ten pomysł nie jest najgorszy. W innym przypadku nie ma co tak ryzykować.
To samo powiemy o otwartych regałach czy zwykłych szafach biurowych. Dopóki znajdują się w nich nieistotne dokumenty – nic nie stoi na przeszkodzie, by taj je składować, jeśli jednak są tam papiery z danymi osobowymi klientów czy kontrahentów, koniecznie zainwestujmy w odpowiednie zabezpieczoną szafę o mocnej metalowej konstrukcji.