Poza wąską grupą osób, bezpośrednio zainteresowanych zagadnieniem zarządzania nieruchomościami z merytorycznego, technicznego i ekonomicznego punktu widzenia, każdego, przeciętnego obywatela, który jest członkiem wspólnoty mieszkaniowej, interesuje przede wszystkim ta ostatnia kwestia, wyrażona ostatecznie w konkretnej opłacie, którą zobligowany jest on comiesięcznie wpłacać administratorowi budynku.
Co jednak składa się na tę ostateczną kwotę? Jakie są jej składowe i kto na tych opłatach rzeczywiście się bogaci? Przyjrzyjmy się kwestii opłat członków wspólnot mieszkaniowych, prowadzonych na co dzień przez zewnętrzny podmiot trudniący się profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami.
Opłaty we wspólnocie mieszkaniowej
Osoby na stałe związane z problematyką rozliczania wspólnot mieszkaniowych, a także osoby biegłe w przepisach dotyczących tego waśnie problemu, nigdy nie mówią o opłatach za zarządzanie nieruchomościami czy też kosztach administrowania. W branżowej terminologii, wszystko to, co członkowie wspólnot nazywają wpłatami na fundusz, opłatami za administrowanie czy zarządzania, to zaliczki, których zasadniczo nie powinno określać się żadnym innym terminem.
Zaliczki te, zgodnie z przyjętymi w Polsce standardami, które stosują wszystkie osoby związane z zarządzaniem nieruchomościami i administrowaniem ich, dzielą się na co najmniej trzy, niezależne kategorie. Mowa tu więc o zaliczkach związanych z utrzymaniem konkretnego lokalu, zaliczkach związanych z utrzymaniem części wspólnej, przynależnej całej wspólnocie, a także o zaliczkach na Fundusz Remontowy, które jednak nie są obligatoryjne.
Kto, komu i za co musi płacić?
O ile zatem zaliczki na utrzymanie lokalu mieszkaniowego są dość jasne i oczywiste, gdyż w zależności od składowej, wynikają bądź to z ilości osób zamieszkujących dany lokal, bądź, co najpowszechniejsze, z metrażu danego lokalu, wyrażonego w metrach kwadratowych powierzchni użytkowej, o tyle już zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej, budzą pewne wątpliwości.
W obliczaniu wysokości zaliczki związanej z administrowaniem i zarządzaniem częściami wspólnymi budynku oraz całej nieruchomości, stosuje się bowiem zasadę wielkości udziałów, która wynika bezpośrednio właśnie z powierzchni każdego mieszkania własnościowego, do której przypisany jest także procentowy udział w nieruchomości wspólnej.
Co istotne jednak, w zależności od tego, czy w danym budynku mieszkania sprzedawane były przed rokiem 1995 czy po nim, udział ten wylicza się nieco inaczej, gdyż nieruchomości dodatkowe, takie jak chociażby piwnice, są traktowane zupełnie inaczej.
Otóż w przypadku lokali sprzedawanych przed rokiem 1995, powierzchni piwnic/komórek lokatorskich, schowków i wszystkich pomieszczeń dodatkowych związanych z lokalem, nie bierze się pod uwagę przy wyliczaniu wielkości udziału, gdyż w całości stanowią one części powierzchni wspólnej. Natomiast w przypadku mieszkań sprzedawanych po 1995 roku, procent udziału w nieruchomości wspólnej to już suma powierzchni mieszkania i wszystkich pomieszczeń dodatkowych dla tego lokalu.
A co z wynagrodzeniem za zarządzanie nieruchomościami?
Wynagrodzenie dla podmiotu zewnętrznego, który podejmuje się zarządzania nieruchomościami należącymi do konkretnych wspólnot mieszkaniowych, wynika bezpośrednio z umowy i najczęściej wyliczane jest w oparciu o sumę powierzchni użytkowej danego obiektu.
Nie jest to jednak norma i zasadniczo, w zależności od konkretnego przypadku i konkretnej sytuacji, może zdarzyć się także wynagrodzenie stałe, zadaniowe, wynagrodzenie uzależnione od zakresu czynności, harmonogramu prac i wszelkiego typu formy mieszane.
Misja? Praca? Powołanie?
Niezależnie jednak od podstawy naliczania wysokości wynagrodzenia, zawsze wynika ono bezpośrednio z uchwały wspólnoty mieszkaniowej, która, jako podmiot, w imieniu swoich członków podpisuje umowę ze specjalistą z zakresu zarządzania nieruchomościami.
Umowa ta jednak w żaden sposób nie wyczerpuje zakresu właściwego np. angażowi czy etatowi. To zawsze bowiem zobowiązanie dwustronne, w którym wspólnota mieszkaniowa gwarantuje zarządcy określone wynagrodzenie za zarządzanie, jednak warunkiem koniecznym do jego wypłaty jest wywiązywanie się osoby, czy też podmiotu podejmującego się zarządzania nieruchomością ze swoich obowiązków.
Prawidłowość tej dwustronnej relacji jest weryfikowana w ramach corocznego sprawozdania, które może, ale nie musi stanowić punktu wyjścia do renegocjacji warunków finansowych.
Przy standardowym i podstawowym systemie naliczania wynagrodzenia za zarządzenie nieruchomościami, opartym na wyliczaniu jego wysokości w oparciu o powierzchnie użytkową nieruchomości, dobrą praktyką jest zwiększanie go corocznie o poziom inflacji, jednak nie jest to zasada, gdyż zwieszanie bądź też zmniejszanie wynagrodzenia, może odbywać się także w oparciu o krótko bądź długoterminowe plany prac modernizacyjnych i remontowych lub w zależności od poziomu efektywności zarządcy.
Opracowanie przygotowano dla Grupy Biurowiec sekcji Kraków, firmy zajmującej się całościowym zarządzaniem kamienic oraz budynków z przestrzeniami komercyjnymi.